使用邮件合并功能在 Word 中批量制作标签 值得收藏

使用 Word 的邮件合并功能，可以批量制作、打印标签。本以固定资产上粘贴的标签为例，介绍此功能的使用方法。

工具/材料

Word 2007，Excel 2007，或各自的更新版本。

操作方法

01

首先，需要有一个固定资产列表。为了描述方便，本例在 Excel 中，创建一个新的固定资产列表，包含编号、部门、使用人三个字段。

02

打开 Word，输入标签标题，以及标签条目文字。在本例的固定资产标签中，包含编号、部门、使用人三项条目，与第 1 步骤中的 Excel 数据表中字段一致。先复制这些文字备用。
然后，依次点击“邮件”选项卡——“开始邮件合并”组——“开始邮件合并”按钮，在下拉菜单中点选“标签”菜单项。

03

在弹出的“标签选项”对话框中，选择合适的标签供应商和产品编号。本例中，选择了“Ace Label”的“405 Series”标签。也可以点击“新建标签”按钮，输入标签名称、尺寸，创建自己的标签。

04

Word 弹出“为了应用选择的标签项，Word 必须删除 固定资产标签.docx 的当前内容。”的提示。因为在第 2 步骤中已经复制了标签文字，在这里直接点击“确定”。

05

第 2 步骤中输入的文字将被删除，而且整个页面被第 3 步骤中所选尺寸的标签覆盖。将光标定位到第一个标签的开头，然后执行粘贴命令，第 2 步骤中复制的“固定资产标签”文字将被复制到光标位置。由于每个标签就是一个表格，因此可以在“表格工具”动态选项卡中，为标签内容加上表格框线。

06

依次点击“邮件”选项卡——“开始邮件合并”组——“选择收件人”按钮，在下拉列表中点击“使用现有列表”菜单项。

07

弹出“选取数据源”对话框，导航到第 1 步骤中的固定资产 Excel 表格，点击“打开”按钮。尽管 Word 文档中的标签页面没有发生变化，但实际上相关表格中的数据已经在后台打开备用。

08

将光标定位到标签的“编号：”之后，依次点击“邮件”选项卡——“编写和插入域”组——“插入合并域”按钮，在下拉菜单中选择“编号”，标签中的“编号：”字样之后，随即出现了“《编号》”域。用同样的方法，插入“部门”和“使用人”两个域。

09

现在，依次点击“邮件”选项卡——“编写和插入域”组——“更新标签”按钮，第 1 步骤数据表中的全部记录，都被以第 3 步骤中设定的标签页面上。

10

依次点击“邮件”选项卡——“预览结果”组——“预览结果”按钮，可以查看各个标签的实际内容。
可以看到每个标签都包含“《下一记录》”这样一个域。由于我们在标签中设置了“编号”字段，因此可以将此域删除。选中“《下一记录》”字样，按下 Ctrl+h 键盘组合键，在“查找内容”中粘贴，保持“替换为”为空，最后点击“全部替换”按钮，即一次性地删除了全部标签中的域。
至此，标签批量制作完成，下一步可以打印、裁切，并将标签粘贴到固定资产上面了。

好了，以上就是大致内容了，(END)